Je klantenlijst importeren
Heb je meer dan een paar klanten, lees ze dan in één keer in. Kies op het startscherm Zo laten en klantenlijst uploaden, of ga naar Klanten en open Klanten importeren. Je ziet elke regel voordat er een klant wordt aangemaakt.
Er zijn twee manieren.
Je eigen klantenlijst
Section titled “Je eigen klantenlijst”Een export uit je pakket of CRM, in welke opmaak ook. In het voorbeeld is dat een csv met de kolommen Relatienummer, Bedrijfsnaam, Contactpersoon, Bank of broker, Depotnummer en Klant sinds boekjaar.
- Kies het bestand onder Uw eigen klantenlijst.
- Kies Kolommen herkennen.
Een taalmodel kiest welke kolom de naam, het klantnummer, het KvK-nummer, de broker, het rekeningnummer en het eerste jaar is. Het model ziet alleen de kolomkoppen en vijf regels waarin elke waarde is vervangen door het soort gegeven, zoals naam of nummer. Staan de AI-voorstellen van je kantoor uit, dan beslissen de kopjes (zie Je kantoor inrichten).
Controleer per gegeven de kolom en verbeter wat niet klopt. Onder Zo worden de eerste regels gelezen zie je het resultaat; kies Voorbeeld bijwerken na een wijziging. Noemt je lijst geen eerste jaar, vul dan Eerste jaar als de lijst het niet noemt in. Kies daarna Regels controleren.
De template
Section titled “De template”Liever een vaste opmaak? Kies Template downloaden en vul vanaf de tweede regel je klanten in. Klantnummer en Naam zijn verplicht, en Eerste jaar voor een nieuwe klant. Bij Medewerker en Reviewer vul je het e-mailadres van een actief lid van je kantoor in. Kies het bestand onder De template en kies Bestand controleren.
Elke regel controleren
Section titled “Elke regel controleren”Bij beide manieren zie je daarna per regel wat er gebeurt: een nieuwe klant, een bestaande klant met verschillen, of een regel die je eerst in het bestand moet herstellen. Bij een nieuwe klant met een broker staat erbij welke rekening wordt aangemaakt.
Kies Alleen geldige regels importeren. Regels die je moet herstellen, lees je later in met een nieuw bestand: er wordt niets stilletjes overschreven. Staat een klantnummer al in je kantoor, dan zie je eerst de verschillen, en een lege cel laat de huidige waarde staan.
Een bestand verwerk je één keer. De nieuwe klanten hebben nog geen dossier: dat start je voor allemaal tegelijk onder Boekjaar (zie Een boekjaar starten).
